Jumat, 07 Desember 2012

CONTOH PENGUKURAN KINERJA PROSES





SISTEM  INFORMASI
SEKOLAH  TINGGI  MANAJEMEN  INFORMATIKA  DAN  KOMPUTER
KADIRI  KEDIRI
2012





Deskripsi Organisasi

Unit Pergudangan (UP) milik perusahaan layanan telekomunikasi dengan 25 kantor divisi yang tersebar di lokasi-lokasi yang berbeda. Menyediakan layanan penyimpanan barang-barang (material dan alat) sisa atau yang tidak terpakai termasuk pengangkutan barang dari kantor kantor divisi. Personil: kepala (1), staf gudang (4) , staf TU (1), sopir truk (3), staf entri data (1).

Deskripsi Proses
·         Staf divisi menelpon UP untuk mengambil dan menyimpan barang beserta deskripsi dan nomor serinya
·         Staf divisi juga dapat meminta kapan waktu pengambilannya. Jika tidak diminta, waktu pengambilan ditentukan oleh staf TU – UP
·         Sopir truk yang ditugaskan datang ke kantor divisi untuk mengambil barang. Identitas barang dicocok-kan dulu.
·         Sopir memuat barang ke truk dan menandatangani tanda terima serta menerima surat transfer barang
·         Sekembalinya truk di UP, staf gudang menurunkan barang, mencatat barang, asalnya dan tanggal masuknya.
·         Staf gudang menyerahkan form yang telah ditanda-tanganinya ke staf entri data untuk input data ke sistem inventarisasi
·         Setiap akhir bulan UP mengirimkan laporan inventaris ke setiap kantor divisi yang berisi daftar barang milik divisi yang disimpan oleh UP
·         Staf divisi memeriksa laporan, jika ada kejanggalan /kesalahan, ia melaporkan ke kepala UP yang mencatatnya ke buku log keluhan.
·         Kepala UP kemudian menugaskan staf gudang untuk melakukan pengecekan atas keluhan.



Beban kerja:
·         Rata-rata 10 permintaan pengambilan barang dari
·         kantor-kantor divisi per minggu
·         Sekitar 1 sampai 20 item barang diangkut per
·         pengambilan
·         Idealnya barang diambil tidak lebih dari 3 hari setelah
·         tanggal permintaan, kecuali kalau kantor divisi meminta
·         tanggal pengambilan tertentu


Tujuan Pengukuran Kinerja
Melalui pengukuran kinerja, organisasi ingin :
·         Memastikan bahwa kebutuhan kantor divisi terpenuhi. Bagaimana bisa tahu?
·         Memastikan bahwa semua personil UP memahami proses bisnis UP
·         Memastikan bahwa UP bekerja secara efektif dan efisien
·         Mengetahui apa yang bisa diperbaiki atau disempurnakan
·         Memastikan bahwa keputusan perbaikan diambil berdasarkan fakta obyektif

Bagaimana Memulainya?
·         Dimulai dengan identifkasi dan pemahaman proses Pembuatan flow-chart melalui brain-storming
·         Apa yang memulai (input) dan mengakhiri (output) proses atau sub-proses
·         Apa yang dilakukan di antara input dan output

Kinerja Apa yang Penting?
·         Apakah output atau produk/jasa yang dihasilkan UP?
◦ Laporan inventaris untuk tiap kantor divisi
◦ Pembersihan/pengambilan dan penyimpanan barang dari kantor divisi


·           Apakah kriteria keberhasilan (tujuan) dari kedua output?
◦ Laporan inventaris yang uptodate dan akurat
◦ Pengambilan barang yang tepat waktu

Mana Aktivitas yang Vital?
·         Bagaimana tujuan dapat dicapai?
◦ Aktivitas apa yang memiliki dampak terbesar pada faktor keberhasilan output?
◦ Atau, aktivitas apa yang paling relevan dengan kepuasan kantor divisi?
·         Fokus pada pertanyaan semula:
◦ Bagaimana kita tahu kebutuhan kantor divisi terpenuhi?
◦ Apa yang dapat kita perbaiki/sempurnakan

Aktivitas Penting
·         Aktivitas-aktivitas kontrol kinerja (dimana kinerja diukur):
Control Point 1: Saat pengangkutan barang sampai di gudang UP
Control Point 2: Saat kejanggalan pada laporan inventaris terselesaikan

Apa Targetnya?
·         Ukuran kinerja tak ada artinya tanpa standar atau target sebagai landasan pengambilan keputusan
·         Target UP:
◦ CP1:
·         Maksimum 3-hari turn-around
·         Semua jadwal pengambilan terpenuhi
·         Pengambilan barang tepat-waktu 95%
◦ CP2:
·         Tingkat keakuratan daftar inventaris 98%
·         Waktu penyelesaian kejanggalan maksimum 5% dari wktu untuk total kegiatan


Bagaimana Mengukurnya?
·         Apa yang ingin kita ketahui tentang aktivitasaktivitas kerja yang diukur?
·         Pengukuran:
◦ Apa yang menjadi ukuran, bagaimana menghitungnya
◦ Bagaimana memperoleh data mentahnya
◦ Dimana data dapat diambil
◦ Siapa yang mencatat atau mengambil datanya
◦ Kapan dan seberapa sering data diambil

Ukuran
·         CP1:
o   Ukuran A: Jumlah hari sejak permintaan sampai tanggal pengambilan barang
o   Ukuran B: 100% x (jumlah pengambilan tepat jadwal)/(jumlah pengambilan yang dijadwalkan)
o   Ukuran C: 100% x (jumlah pengambilan barang tepat waktu)/(total pengambilan barang).

·         CP2:
o   Ukuran A: 100% x (jumlah entry laporan yang benar) / (jumlah entry dalam laporan)
o   Ukuran B: 100% x (total waktu penyelesaian kejanggalan)/(total waktu kerja per bulan)

Sumber Data CP1
·         Ukuran A:
o   Data:
§  Tanggal permintaan
§  Tanggal pengambilan barang
o   Sumber: Form transfer barang
o   Frekuensi: Mingguan
Ukuran B:
·         Data:
o   Jumlah pengambilan yang dijadwalkan
o   Jumlah pengambilan barang tepat jadwal
o   Sumber: Form transfer barang
o   Frekuensi: Dihitung mingguan
Ukuran C:
·         Data:
o   Jumlah pengambilan barang
o   Jumlah pengambilan barang tepat waktu
o   Sumber: Form transfer barang
o   Frekuensi: Dihitung mingguan

Sumber Data CP2
·         Ukuran A:
o   Data:
§  Total entry yang dicetak dalam laporan inventaris per bulan
§  Total entry laporan inventaris yang salah (untuk menghitung total entry yang benar)
o   Sumber: Database inventaris, Log keluhan
o   Frekuensi: Dihitung bulanan

·         Ukuran B:
o   Data:
§  Total waktu yang digunakan untuk menyelesaikan kejanggalan dalam sebulan (oleh 4 staf gudang).
§  Total waktu kerja ke-4 staf gudang dalam sebulan
o   Sumber: Time-card dengan nomor-job (untuk mencatat jenis aktivitas).
o   Frekuensi: Dihitung


Penanggung Jawab
·         Penanggung-jawab pengumpulan data, penghitungan ukuran, pembandingan dengan target, dan melaporkan gap/deviasi pada pengambil keputusan.
·          CP1:
o   Penanggung-jawab: Staf Gudang no.1 Pengambil keputusan: Kepala UP.
·          CP2:
o   Penanggung-jawab: Staf Gudang no.2
o   Pengambil keputusan: Kepala UP




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar