SISTEM INFORMASI
SEKOLAH
TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DAN KOMPUTER
KADIRI
KEDIRI
2012
Deskripsi Organisasi
Unit Pergudangan (UP)
milik perusahaan layanan telekomunikasi dengan 25 kantor divisi yang tersebar
di lokasi-lokasi yang berbeda. Menyediakan layanan penyimpanan barang-barang
(material dan alat) sisa atau yang tidak terpakai termasuk pengangkutan barang
dari kantor kantor divisi. Personil: kepala (1), staf gudang (4) , staf TU (1),
sopir truk (3), staf entri data (1).
Deskripsi Proses
·
Staf
divisi menelpon UP untuk mengambil dan menyimpan barang beserta deskripsi dan
nomor serinya
·
Staf
divisi juga dapat meminta kapan waktu pengambilannya. Jika tidak diminta, waktu
pengambilan ditentukan oleh staf TU – UP
·
Sopir
truk yang ditugaskan datang ke kantor divisi untuk mengambil barang. Identitas
barang dicocok-kan dulu.
·
Sopir
memuat barang ke truk dan menandatangani tanda terima serta menerima surat
transfer barang
·
Sekembalinya
truk di UP, staf gudang menurunkan barang, mencatat barang, asalnya dan tanggal
masuknya.
·
Staf
gudang menyerahkan form yang telah ditanda-tanganinya ke staf entri data untuk
input data ke sistem inventarisasi
·
Setiap
akhir bulan UP mengirimkan laporan inventaris ke setiap kantor divisi yang
berisi daftar barang milik divisi yang disimpan oleh UP
·
Staf
divisi memeriksa laporan, jika ada kejanggalan /kesalahan, ia melaporkan ke
kepala UP yang mencatatnya ke buku log keluhan.
·
Kepala
UP kemudian menugaskan staf gudang untuk melakukan pengecekan atas keluhan.
Beban
kerja:
·
Rata-rata
10 permintaan pengambilan barang dari
·
kantor-kantor
divisi per minggu
·
Sekitar
1 sampai 20 item barang diangkut per
·
pengambilan
·
Idealnya
barang diambil tidak lebih dari 3 hari setelah
·
tanggal
permintaan, kecuali kalau kantor divisi meminta
·
tanggal
pengambilan tertentu
Tujuan Pengukuran Kinerja
Melalui
pengukuran kinerja, organisasi ingin :
·
Memastikan
bahwa kebutuhan kantor divisi terpenuhi. Bagaimana bisa tahu?
·
Memastikan
bahwa semua personil UP memahami proses bisnis UP
·
Memastikan
bahwa UP bekerja secara efektif dan efisien
·
Mengetahui
apa yang bisa diperbaiki atau disempurnakan
·
Memastikan
bahwa keputusan perbaikan diambil berdasarkan fakta obyektif
Bagaimana Memulainya?
·
Dimulai
dengan identifkasi dan pemahaman proses Pembuatan flow-chart melalui brain-storming
·
Apa
yang memulai (input) dan mengakhiri (output) proses atau
sub-proses
·
Apa
yang dilakukan di antara input dan output
Kinerja Apa yang Penting?
·
Apakah output atau produk/jasa yang dihasilkan UP?
◦ Laporan inventaris untuk tiap kantor
divisi
◦ Pembersihan/pengambilan dan
penyimpanan barang dari kantor divisi
·
Apakah kriteria keberhasilan (tujuan) dari
kedua output?
◦ Laporan inventaris yang uptodate dan
akurat
◦ Pengambilan barang yang tepat waktu
Mana Aktivitas yang Vital?
·
Bagaimana tujuan dapat dicapai?
◦ Aktivitas apa yang memiliki dampak
terbesar pada faktor keberhasilan output?
◦ Atau, aktivitas apa yang paling relevan
dengan kepuasan kantor divisi?
·
Fokus pada pertanyaan semula:
◦ Bagaimana kita tahu kebutuhan kantor divisi
terpenuhi?
◦ Apa yang dapat kita perbaiki/sempurnakan
Aktivitas Penting
·
Aktivitas-aktivitas kontrol kinerja (dimana kinerja
diukur):
◦ Control Point 1: Saat pengangkutan
barang sampai di gudang UP
◦ Control Point 2: Saat kejanggalan
pada laporan inventaris terselesaikan
Apa Targetnya?
·
Ukuran
kinerja tak ada artinya tanpa standar atau target sebagai landasan pengambilan
keputusan
·
Target
UP:
◦ CP1:
·
Maksimum 3-hari turn-around
·
Semua jadwal pengambilan terpenuhi
·
Pengambilan barang tepat-waktu 95%
◦ CP2:
·
Tingkat keakuratan daftar inventaris 98%
·
Waktu penyelesaian kejanggalan maksimum 5% dari wktu
untuk total kegiatan
Bagaimana Mengukurnya?
·
Apa
yang ingin kita ketahui tentang aktivitasaktivitas kerja yang diukur?
·
Pengukuran:
◦ Apa yang menjadi ukuran, bagaimana menghitungnya
◦ Bagaimana memperoleh data mentahnya
◦ Dimana data dapat diambil
◦ Siapa yang mencatat atau mengambil datanya
◦ Kapan dan seberapa sering data diambil
Ukuran
·
CP1:
o Ukuran A: Jumlah hari sejak permintaan sampai
tanggal pengambilan barang
o Ukuran B: 100% x (jumlah pengambilan tepat
jadwal)/(jumlah pengambilan yang dijadwalkan)
o Ukuran C: 100% x (jumlah pengambilan barang
tepat waktu)/(total pengambilan barang).
·
CP2:
o Ukuran A: 100% x (jumlah entry laporan yang
benar) / (jumlah entry dalam laporan)
o Ukuran B: 100% x (total waktu penyelesaian kejanggalan)/(total
waktu kerja per bulan)
Sumber Data CP1
·
Ukuran
A:
o Data:
§ Tanggal permintaan
§ Tanggal pengambilan barang
o Sumber: Form transfer barang
o Frekuensi: Mingguan
Ukuran B:
·
Data:
o Jumlah pengambilan yang dijadwalkan
o Jumlah pengambilan barang tepat jadwal
o Sumber: Form transfer barang
o Frekuensi: Dihitung mingguan
Ukuran C:
·
Data:
o Jumlah pengambilan barang
o Jumlah pengambilan barang tepat waktu
o Sumber: Form transfer barang
o Frekuensi: Dihitung mingguan
Sumber Data CP2
·
Ukuran
A:
o Data:
§ Total entry yang dicetak dalam laporan
inventaris per bulan
§ Total entry laporan inventaris yang salah
(untuk menghitung total entry yang benar)
o Sumber: Database inventaris, Log keluhan
o Frekuensi: Dihitung bulanan
·
Ukuran
B:
o Data:
§ Total waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
kejanggalan dalam sebulan (oleh 4 staf gudang).
§ Total waktu kerja ke-4 staf gudang dalam sebulan
o Sumber: Time-card dengan nomor-job (untuk mencatat
jenis aktivitas).
o Frekuensi: Dihitung
Penanggung Jawab
·
Penanggung-jawab
pengumpulan data, penghitungan ukuran, pembandingan dengan target, dan
melaporkan gap/deviasi pada pengambil keputusan.
·
CP1:
o Penanggung-jawab: Staf Gudang no.1 Pengambil
keputusan: Kepala UP.
·
CP2:
o Penanggung-jawab: Staf Gudang no.2
o Pengambil keputusan: Kepala UP